1. من المسؤول عن البيانات
توضح هذه السياسة كيف تتعامل مؤسسة بيرفكت هاندز لخدمات التنظيف مع بيانات العملاء ومقدمي طلبات الحجز. بيانات المؤسسة وعنوانها موضحة في الشروط والأحكام، ويمكن التواصل بشأن الخصوصية عبر واتساب 0547936669 أو perfecthands.business@gmail.com.
تشمل السياسة نموذج الموقع، والحجوزات التي يدخلها الموظف بناء على تواصل العميل، والمراسلات المرتبطة بالخدمة والفواتير والتحصيل والمرفقات وطلبات الدعم. يقتصر نطاق هذه السياسة على بيانات العملاء ومقدمي الطلبات؛ وتنظم بيانات الموظفين ضمن إجراءات المؤسسة الخاصة بالعمل.
2. البيانات التي نجمعها
قد نجمع اسم العميل ورقم هاتفه ولغة التواصل، ونوع العقار ورقم الفيلا أو الشقة أو المكتب والمنطقة والعنوان ورابط الموقع الذي يرسله، وملاحظات الوصول والتعليمات اللازمة لتنفيذ الخدمة.
ونحفظ تفاصيل طلب الحجز وموعده ومدته وعدد العاملات والاختيار المحدد أو التلقائي والمواد المطلوبة وحالة التأكيد والتعديلات والإلغاء، وسجلات تنفيذ الخدمة، والمراسلات أو الملاحظات اللازمة لإدارة الطلب والشكاوى.
ونعالج بيانات الفواتير وقيمة المبالغ المستحقة والمحصل والمتبقي وطريقة الدفع، والبقشيش إذا اختار العميل دفعه، والملاحظات وإثباتات التحويل أو الدفع التي يقدمها على هيئة صورة أو ملف. وقد نجمع بيانات تقنية لازمة لتشغيل الموقع وحمايته مثل سجلات الدخول والأخطاء والاتصال وفق إعدادات الخدمات المستخدمة.
لا يطلب نموذج الحجز الرقم الكامل للبطاقة أو رمز أمانها أو كلمات المرور أو رموز التحقق البنكية. يرجى حجب البيانات المالية غير اللازمة من أي إيصال قبل إرساله، وعدم إرفاق مستندات هوية أو معلومات صحية أو بيانات أشخاص آخرين إلا عند وجود ضرورة واضحة وإجراء مناسب.
3. كيف تصل البيانات إلينا وأين تحفظ
عند إرسال طلب الحجز من الموقع، تحفظ البيانات في قاعدة بيانات النظام لمراجعتها ومتابعتها. وقد يضيف الموظف بيانات يتلقاها من العميل عبر واتساب أو الهاتف أو أثناء تنفيذ الخدمة. تحفظ المرفقات المقدمة في التخزين المخصص للنظام وترتبط بالسجل المعني.
تستخدم المؤسسة خدمات تقنية للاستضافة وقواعد البيانات وتخزين الملفات والاتصال. وتخضع المراسلات التي تتم عبر واتساب أيضًا لشروط وسياسة خصوصية مزوده. لا يعني استخدام واتساب أن بيانات الطلب تبقى داخل المحادثة فقط، إذ ينقل ما يلزم منها إلى سجلات المؤسسة.
4. لماذا نعالج البيانات
نستخدم البيانات لمراجعة الطلب والتحقق من نطاق الخدمة والتوفر والتواصل بشأنه، وتأكيد المواعيد وتوزيع العمل وإرسال التعليمات اللازمة للفريق، وتنفيذ الخدمة وتوثيق التغييرات، وإصدار الفواتير والتحقق من الدفع ومتابعة المبالغ المستحقة والاسترداد.
ونستخدم ما يلزم منها لمعالجة الشكاوى والمطالبات، والمحافظة على السجلات المالية والوفاء بالالتزامات المطبقة، وحماية النظام ومراقبة الوصول غير المصرح به وتصحيح الأخطاء وتحسين تشغيل الخدمة. لا تستخدم الملاحظات أو المرفقات لأغراض لا تتصل بهذه الاحتياجات دون أساس مناسب وإشعار لازم.
5. أساس المعالجة والموافقة
نعالج البيانات عندما تكون لازمة لاتخاذ الخطوات المطلوبة للحجز وتنفيذ الاتفاق مع العميل، أو للوفاء بالتزام قانوني واجب التطبيق، أو لإقامة المطالبات والحقوق أو الدفاع عنها متى أجاز القانون ذلك. ونطلب موافقة مناسبة عندما تكون هي الأساس المطلوب للمعالجة المعنية.
الاطلاع على سياسة الخصوصية لا يعد موافقة مفتوحة على كل استخدام أو على التسويق. لا تستخدم بيانات الحجز في الحملات الترويجية بموجب هذه السياسة. وأي خدمة تسويقية اختيارية مستقبلية تحتاج مراجعة القواعد الخاصة بها وإشعارًا وآلية اشتراك منفصلة عند جوازها؛ ولا يفترض أن الموافقة العامة على الحجز تبيحها. يمكن سحب الموافقة للمعالجة الاختيارية القائمة عليها، دون التأثير على معالجة سابقة كانت مشروعة أو على بيانات يلزم الاحتفاظ بها على أساس آخر.
6. من يطلع على البيانات
يطلع المالك والموظفون المصرح لهم على البيانات اللازمة لمهامهم، مثل تنسيق الحجز والسائقين والمالية وخدمة العملاء، وفق الصلاحيات المخصصة. يعرض حساب العاملة في النظام مواعيد حجوزاتها المؤكدة لليوم وغدًا، ولا يعرض لها اسم العميل أو رقمه أو عنوانه. وقد تنقل إليها تعليمات التنفيذ الضرورية من خلال المسؤول عن تنسيق الخدمة دون كشف بيانات غير لازمة.
وقد يعالج مزودو الاستضافة والتخزين والدعم والاتصال والدفع البيانات اللازمة للخدمة التي يقدمونها ضمن الترتيبات المطبقة. ويجوز الإفصاح للجهات المختصة أو المستشارين عند وجود التزام أو حاجة مشروعة يجيزها القانون، بالقدر المناسب. لا نبيع بيانات العملاء ولا نشاركها مع جهات إعلانية مستقلة.
7. المعالجة خارج دولة الإمارات
تستعين المؤسسة بمزودي استضافة وتشغيل وقواعد بيانات وتخزين ملفات، ومنهم Cloudflare، وبخدمات WhatsApp للتواصل وGmail من Google للبريد الإلكتروني. قد تتضمن هذه الخدمات معالجة بيانات خارج الإمارات، بما في ذلك الولايات المتحدة ودول أخرى تعمل فيها بنية المزودين أو جهات الدعم التابعة لهم، بحسب الخدمة والإعدادات المطبقة. لا يعني وجود المؤسسة أو العميل داخل الإمارات أن جميع البيانات تعالج داخلها.
تتضمن خطة الاستضافة المعتمدة لهذا الإصدار تخصيص قواعد البيانات والمرفقات لدى Cloudflare ضمن الاتحاد الأوروبي، ونسخًا احتياطية وأرشيفًا ماليًا لدى Amazon Web Services في منطقة الإمارات. هذه ترتيبات مخططة، ولا تعد هذه السياسة وحدها إثباتًا لتفعيلها. يحدّث بيان مواقع الحفظ عند تفعيلها والتحقق منها وقبل استقبال بيانات على أساسها. تقييد موقع التخزين لا يمنع وحده معالجة بعض بيانات الطلبات والاتصال والأمان عبر البنية العالمية للمزود. وقبل أي نقل يخضع لضوابط النقل الدولي، توثق المؤسسة أساسه المسموح به قانونًا والضمانات اللازمة، بما يشمل اتفاقيات مناسبة وتقييد الوصول والتشفير ومراجعة الجهات المعالجة. لا تعد الموافقة العامة على استخدام الموقع إذنًا مفتوحًا بالنقل الدولي.
8. مدة الاحتفاظ بالبيانات
حالة التنفيذ في هذه التجربة: مدد الاحتفاظ أدناه هي السياسة المعتمدة للتشغيل التجاري. لم تُفعّل أو تُختبر بعد جميع آليات الحذف المجدول أو دورة النسخ المستقلة البالغة 35 يومًا؛ ولا تعني موافقتك أن هذه الإجراءات تعمل تلقائيًا الآن. تستكمل المؤسسة إعدادها والتحقق منها قبل تشغيل الخدمة التجارية على هذا الأساس. يمكنك التواصل معنا لطلب مراجعة بياناتك وما يمكن حذفه أو يلزم الاحتفاظ به وأسبابه.
تعتمد المؤسسة أرشفة السجلات المالية والفواتير والبيانات الداعمة الضرورية لمدة سبع سنوات بعد نهاية الفترة المالية المعنية، مع توثيق الالتزام أو الغرض المشروع الذي يبرر الاحتفاظ بكل فئة. لا تبرر سياسة الأرشفة وحدها حفظ معلومات شخصية زائدة لا حاجة إليها. وعند انتهاء المدة تحذف البيانات أو تخفى هويتها، إلا بقدر ما يوجب التزام واجب التطبيق أو مطالبة قائمة احتفاظًا أطول. ليست هذه مدة تلقائية لكل معلومة شخصية أو لكل محادثة.
وفق خطة الاحتفاظ المعتمدة، تكون مدة حفظ بيانات الطلبات التي أغلقت دون أن تتحول إلى حجوزات 90 يومًا من تاريخ إغلاق الطلب، ومدة حفظ المراسلات والملاحظات غير المرتبطة بسجل مالي أو مطالبة سنة من إغلاق موضوعها. وتكون مدة حفظ السجلات التقنية لا تتجاوز 90 يومًا من إنشائها بحسب الحاجة الأمنية والتشغيلية. عند انتهاء المدة تحذف البيانات أو تزال هويتها على نحو يمنع نسبتها إلى الشخص. هذه مدد تنظيمية تعتمدها المؤسسة، ولا تعني وجود حد قانوني موحد لجميع هذه الفئات. إذا أصبح جزء من البيانات لازمًا لفاتورة أو نزاع أو التزام، يفصل الجزء الضروري ويحتفظ به للغرض والمدة المبررين، دون مد الاحتفاظ ببقية البيانات تلقائيًا.
قد يتعذر حذف بعض البيانات بسبب التزامات نظامية أو مطالبات تبرر بقاءها؛ ويقيد استخدامها بالغرض الذي يبرر الاحتفاظ بها. تحدد خطة النسخ الاحتياطية التشغيلية دورة متجددة لا تتجاوز 35 يومًا من إنشاء النسخة؛ وعند تفعيلها قد تبقى بيانات حذفت من النظام النشط داخل نسخة سابقة إلى نهاية دورتها. يقيد الوصول إليها لأغراض الاستعادة فقط، وتطبق طلبات الحذف السابقة مجددًا قبل إعادة البيانات المستعادة إلى الاستخدام. الأرشيف المالي الضروري منفصل ويخضع لمدة السبع سنوات المبينة أعلاه. لا تعد النسخ الاحتياطية مبررًا للاحتفاظ إلى أجل غير محدد، ويوضح لصاحب الطلب ما يمكن حذفه وما يلزم الاحتفاظ به وأسبابه.
9. حماية البيانات والحوادث
تتخذ المؤسسة تدابير إدارية وتقنية مناسبة لطبيعة البيانات، تشمل تنظيم الصلاحيات وحماية الوصول ومتابعة السجلات والتعامل مع المرفقات بعناية. وتراجع هذه التدابير بحسب المخاطر وطريقة التشغيل الفعلية.
إذا وقع حادث متعلق بالبيانات، يجري تقييمه واتخاذ إجراءات الاحتواء والمعالجة والإخطار للأشخاص أو الجهات التي يجب إخطارها، وفق المتطلبات المطبقة. لا يمكن ضمان انعدام المخاطر تمامًا، ولا تقصد هذه العبارة إعفاء المؤسسة من واجبات الحماية.
10. حقوق صاحب البيانات
يمكن للعميل، في الحدود والحالات التي يقررها القانون، طلب معرفة بياناته وأغراض استخدامها والجهات التي تشارك معها، والوصول إلى نسخة منها وتصحيح غير الدقيق أو استكمال الناقص، وطلب حذفها أو تقييد معالجتها أو الاعتراض عليها، ونقلها عند انطباق هذا الحق، وسحب الموافقة للمعالجة القائمة عليها، وطلب مراجعة بشرية لقرار مؤتمت ذي أثر عليه عندما ينطبق هذا الحق.
تقدم الطلبات عبر جهة التواصل المحددة في هذه السياسة. وقد نتحقق من هوية مقدم الطلب بما يتناسب مع البيانات المطلوبة، دون طلب معلومات زائدة. إذا تعذر تنفيذ الطلب كليًا أو جزئيًا بسبب التزام أو استثناء ينطبق عليه، نوضح السبب وما يمكن تنفيذه والوسيلة المتاحة للاعتراض أو الشكوى لدى الجهة المختصة.
11. البيانات المطلوبة والاختيارية
تحتاج المؤسسة بيانات اتصال وعنوان وتفاصيل خدمة كافية لتنفيذ الحجز؛ وقد يتعذر قبول الطلب إذا لم يقدمها العميل أو كانت غير صحيحة. يبين النموذج الحقول المطلوبة. الملاحظات الإضافية وإثباتات الدفع التي يطلب تقديمها على نحو اختياري لا تستخدم لطلب تفاصيل غير لازمة.
يستطيع العميل الاستفسار عن بديل مناسب للتحقق من السداد إذا لم يستطع تقديم المرفق. ولا يعني اختيارية المرفق اعتماد الدفع دون تحقق من وصوله.
12. ملفات الارتباط والتخزين في المتصفح
يستخدم النظام ملفات ارتباط أو تخزينًا في المتصفح لأغراض تشغيلية، مثل تسجيل الدخول وحماية الجلسة وحفظ اللغة المختارة. لا تستخدم حاليًا أدوات تتبع إعلانية في الموقع بحسب الإعدادات الحالية.
إذا أضيفت أدوات تحليل غير ضرورية أو تتبع إعلاني مستقبلًا، تحدث السياسة والإشعارات وخيارات الموافقة أو الرفض المطلوبة قبل استخدامها. قد يؤثر تعطيل بعض الوسائل الضرورية من المتصفح في تسجيل الدخول أو وظائف الموقع.
13. الأطفال والمعلومات المتعلقة بالغير
الحجز مخصص لمن يبلغ 18 عامًا فأكثر، ولا يطلب الموقع عمدًا بيانات الأطفال مباشرة. يرجى عدم كتابة أسمائهم أو معلوماتهم في ملاحظات الحجز. عند الحاجة إلى احتياط متعلق بوجود أطفال في العقار، يكفي بيان تعليمات السلامة الضرورية.
إذا قدم العميل بيانات شخص مخول باستقبال الفريق، فعليه إطلاعه على الغرض من تقديم بياناته والتأكد من صلاحيته لمشاركتها، مع الاقتصار على الحد اللازم للتنسيق.
14. تحديث السياسة والتواصل
تحدث السياسة عند تغير الممارسات أو المتطلبات المطبقة، ويظهر تاريخ السريان ورقم الإصدار. تبلغ التغييرات الجوهرية بالطريقة المناسبة، وتطلب موافقة جديدة عندما تكون لازمة. لا يستخدم التحديث وحده لإجازة استعمال سابق غير مشروع.
للطلبات والاستفسارات: واتساب 0547936669، أو البريد perfecthands.business@gmail.com، أو العنوان: أبوظبي، الدانة، شرق 5، مبنى عفراء محمد مسعود، الإمارات العربية المتحدة.